Wanneer je op mijn website actief bent of contact met mij opneemt deel je soms persoonsgegevens met mij. Ik ga zorgvuldig met deze gegevens om en houd mij aan de hierbij geldende wet- en regelgeving. Deze wetten gaan over het bewaren en gebruiken van jouw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leg ik je uit welke gegevens ik van je verzamel en wat ik met deze gegevens doe. Deze privacyverklaring geldt voor alle interactie tussen jou en Mind ur Body, de manier van communicatie maakt daarbij niet uit.

Mind ur Body, gevestigd aan het Sinneveld 3 te Obdam, is verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals vermeld in deze privacyverklaring. Je kunt vragen of opmerkingen betreffende jouw privacy versturen naar iris@mindurbody.nl.

Wat zijn persoonsgegevens?

Alle gegevens die iets over jou vertellen en gebruikt kunnen worden om jou te identificeren zijn persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan je naam, je contact- of adresgegevens en je BSN. Sommige van deze gegevens zoals etnische afkomst, geloof of een strafrechtelijk verleden zijn bijzondere persoonsgegevens.

Bijzondere persoonsgegevens

Om de coaching goed uit te kunnen voeren, is het in enkele gevallen noodzakelijk om bijzondere persoonsgegevens te inventariseren. Het gaat dan om medische gegevens welke door mij worden verzameld en geinventariseerd en schriftelijk worden vastgelegd. Ben je van mening dat ik onterecht of zonder toestemming medische gegevens heb verzameld en heb vastgelegd, neem dan contact met mij op via iris@mindurbody.nl en dan verwijder ik de vastgelegde informatie.

Persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar

Ik heb niet de intentie om persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar te verwerken. Ik kan echter niet controleren of een bezoeker van mijn websites en servers ouder dan 16 jaar is. Als je er van overtuigd bent dat ik persoonlijke gegevens van een minderjarig persoon heb verzameld zonder toestemming van ouder of voogd dan kun je contact opnemen via iris@mindurbody.nl en dan verwijder ik deze informatie. Indien er gegevens van personen jonger dan 16 jaar door mij worden verzameld zal dit altijd gebeuren met toestemming van zijn/haar ouder of voogd.

Wanneer verwerk ik jouw persoonsgegevens?

1. Om je te kunnen helpen als je vragen hebt.

Ik help je graag verder als je ergens tegenaan loopt of een vraag voor mij hebt. Je kunt mij bellen,
e-mailen, een bericht sturen via Instagram of een formulier invullen op de website. Ook kan het zijn dat ik je gegevens krijg via derden in verband met mijn dienstverlening. Om je verder te kunnen helpen sla ik een aantal gegevens van je op. Op die manier weet ik wie je bent en kan ik ook bij het volgende contactmoment terugvinden waar we het over hebben gehad.

Als je vragen voor mij hebt dan sla ik de volgende gegevens van je op:

• Naam

• E-mailadres

• Jouw bericht

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

2. Om offertes op te stellen en naar je te versturen.

Voordat ik voor je aan de slag ga kan ik je een offerte toesturen. Hiervoor sla ik de volgende gegevens van je op:

• N.A.W. gegevens

• E-mailadres

• Telefoonnummer

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

3. Om een overeenkomst uit te voeren, een (medisch) intakeformulier in te vullen, aantekeningen van coachingsgesprekken te maken, groepssessies in te plannen, een account voor de online academy aan te maken en afspraken met je te kunnen maken via Calandery.

Als je bij mij diensten afneemt en een account voor de online academy aanmaakt, dan wil je goed geholpen worden en ontvangen wat je hebt gevraagd. Ik sla de volgende gegevens op voor het uitvoeren van een overeenkomst:
*let op gegevens kunnen worden gedeeld met andere deelnemers van het programma van Mind ur Body.

• N.A.W. gegevens

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Overige (medische) persoonsgegevens op intakeformulier

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

4. Om je te kunnen factureren & incasseren.

De door jou afgenomen diensten moeten natuurlijk ook betaald worden. Als je dit niet doet dan start ik een incassotraject. In verband met facturatie & incasso sla ik de volgende gegevens van je op:

• N.A.W. gegevens

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Bedrijfsnaam (optioneel)

• Kamer van Koophandel nummer (optioneel)

Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting.

5. Om je op de hoogte te houden van wijzigingen in onze dienstverlening.

Wanneer ik wijzigingen doorvoer in mijn dienstverlening, algemene voorwaarden, privacyverklaring of overige belangrijke zaken dan stel ik je hiervan graag op de hoogte.

Als je hiermee akkoord gaat dan gebruik ik de volgende gegevens om je in mijn nieuwsbrief systeem te verwerken:

• Naam

• E-mailadres

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

6. Om je mijn nieuwsbrieven en gratis weggevers toe te sturen.

Als je bij mij hebt aangegeven dat je mijn nieuwsbrief en de gratis weggever wilt ontvangen sla ik de volgende gegevens van je op:

• Naam

• E-mailadres

Wettelijke grondslag: toestemming.

7. Om je in te schrijven voor challenges, masterclasses en webinars en je informatie met betrekking tot mijn online diensten toe te sturen.

Als je je hebt ingeschreven voor een challenge, webinar of online dienst stuur ik je daar aanvullende informatie over (data, tijden etc.). Als je hiermee akkoord gaat dan sla ik de volgende gegevens van je op:

• Naam

• E-mailadres

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

8. Om je een welkomstpakketje en/of een attentie te kunnen sturen.

Bij een traject, met je verjaardag, bij het einde van een traject en tijdens de feestdagen kan ik je een kleine attentie sturen. Dit kan zijn in de vorm van een kaart of een klein cadeau. Hiervoor sla ik de volgende gegevens van je op:

• N.A.W. gegevens

• Geboortedatum

• E-mailadres

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.





Doorgifte aan partners

Ik werk voor het uitvoeren van mijn dienstverlening samen met verschillende leveranciers en partners.

Deze leveranciers & partners zijn onder andere partijen die:

• Mijn nieuwsbrieven versturen (Mailblue)

• Mijn betalingen & incasso’s afhandelen (Moneybird, Woocommerce en Mollie)

• Mijn webhosting verzorgen

• Mijn boekhouding doen (Anjo Bots, Digitax Nomad)

• Mijn online agenda beheren (Calandery)

• Mijn webinars verzorgen (Webinargeek)

• Mijn welkomstpakketjes versturen (SCHERP!)

Met subverwerkers heb ik verwerkersovereenkomsten en/of geheimhoudingsverklaringen afgesloten om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen. Ik werk alleen samen met partners die kunnen voldoen aan de AVG wetgeving. Enkele van mijn partners bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte (de landen binnen de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Je gegevens kunnen worden verwerkt in Amerika en/of andere landen waar deze bedrijven hun cloudopslag hebben en servers en/of backups hebben.

Met deze partners heb ik passende maatregelen genomen welke contractueel via een verwerkersovereenkomst / Data Processing Addendum zijn afgesproken of via een modelovereenkomst van de Europese Commissie (klik hier). De strengere GDPR (de AVG) is vaak door de meesten van hen al ondertekend en werkzaam. Op deze manier zorg ik ervoor dat jouw gegevens goed worden beschermd.

Doorgifte aan derden

In principe deel of verkoop ik je gegevens niet met personen of organisaties buiten Mind ur Body, behalve met partners zoals hierboven beschreven. Ook kan het zijn dat ik verplicht word om je gegevens door te geven op grond van een wettelijke plicht.

De beveiliging van jouw gegevens

Mind ur Body heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, onrechtmatig of ongeautoriseerd gebruik en verlies.

Alle partijen die jouw gegevens voor mij verwerken (subverwerkers) of in kunnen zien (denk aan medewerkers of inhuurkrachten) tekenen een verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsverklaring.

Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?

Voor verschillende gegevensstromen hanteer ik verschillende bewaartermijnen. Natuurlijk heb je altijd het recht om mij te verzoeken je gegevens te verwijderen. Zie hiervoor ook het kopje “Jouw rechten”.

Persoonsgegevens en het intakeformulier:
Naam, adresgegevens, telefoonnummer, medische gegevens en e-mail verwijder ik 1 jaar na ons laatste contact.

E-mail:
E-mail ouder dan 1 jaar wordt verwijderd tenzij deze nog relevant zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst of oplossen van een geschil.

Facturen en offertes:
Facturen en offertes worden na de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar verwijderd. Je gegevens blijven tot die tijd aanwezig in mijn facturatiesysteem.

Nieuwsbrief:
Je kunt op ieder gewenst moment je gegevens zelf uit mijn nieuwsbrief systeem verwijderen.

Jouw rechten
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Mind ur Body.

Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar iris@mindurbody.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vraag ik je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart.

Dit ter bescherming van je privacy. Indien je verzoek betrekking heeft op een cookie dan vraag ik je deze ook mee te sturen. Ik reageer zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek. Mind ur Body wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Melden van een datalek

Wanneer er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een datalek plaatsvindt dan houd ik mij aan de meldplicht datalekken en meld ik dit lek, mocht dit nodig zijn, binnen 72 uur na constatering bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht je een datalek ontdekken dan vraag ik je vriendelijk dit zo snel mogelijk maar in ieder geval binnen 24 uur nadat je het lek hebt geconstateerd met mij te delen door een e-mail te sturen naar iris@mindurbody.nl. Ik kan dan direct actie ondernemen.

Aansprakelijkheid

Deze privacyverklaring heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die Mind ur Body verwerkt ten behoeve van de in deze overeenkomst besproken punten. Mind ur Body accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) websites of diensten van derden.

Wijzigingen in deze verklaring

De inhoud van deze privacyverklaring kan op ieder moment worden aangepast door Mind ur Body om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen op gebied van wet- of regelgeving of wijzigingen binnen mijn bedrijf. Je kunt je abonneren op mijn nieuwsbrief waarmee ik je op de hoogte houd van eventuele wijzigingen.

In ieder geval raad ik je aan mijn privacyverklaring geregeld te raadplegen om op de hoogte te blijven van mijn privacy beleid. Door na wijzigingen gebruik te blijven maken van de diensten van Mind ur Body ga je akkoord met deze wijzigingen.

Contact
Heb je verder nog vragen of opmerkingen? Dan kun je contact opnemen via e-mail, iris@mindurbody.nl of per post:

Mind ur Body
T.a.v.: Iris Plasmans
Sinneveld 3
1713 CJ Obdam

Mind ur Body is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 80764150.
Versie: juli 2022